EL CAMINO QUE SIGUE EL AUDITOR

Luego de la programación y planificación de las auditorías y luego de tomar contacto con el auditado para acordar el cronograma y revisar en lo previo la documentación, comienza el desarrollo propio de la auditoría que se compone de las siguientes etapas:

Reunión de apertura

se realiza la presentación del equipo auditor y de los auditados presentes

• el auditor confirma los objetivos, el alcance y el plan
• el auditor explica la metodología de trabajo, definición de temas logísticos (transportes, medidas de seguridad personal, comidas, una oficina para el equipo auditor) compromiso de tratar a la información consultada y revisada en forma confidencial

Recolección de evidencias

En esta el auditor se nutre de la información que necesita para evaluar si la organización y los procesos dentro del alcance de certificación cumplen con los requisitos de la norma:

Si cuentan con procedimientos escritos sobre las actividades que desarrollan, qué dicen, si todos los integrantes tienen y conocen el acceso al sistema de gestión, si esos procedimientos se cumplen tal como están escritos, quienes son los proveedores y los clientes/usuarios, como se evalúan, si cuentan con registros que den cuenta del trabajo realizado, quien es el responsable y como se procesa la información, cuales son los objetivos de mejora definidos, que servicios no conformes y riesgos se han identificado y como fueron tratados.

1) Realización de entrevistas

• Se realizan con personal de todos los niveles en el lugar de trabajo del entrevistado
• El auditor debe crear un clima apropiado para la comunicación: trato amable y agradecer la colaboración prestada
• Forma participativa, no jerárquica ni autoritaria: contacto visual, saber escuchar, preguntar una cosa por vez, dejar hablar. Incluir a todos los participantes.
• Debe mostrar interés en las personas y en lo que dicen
• Realizar preguntas abiertas: Por qué? Dónde? Cuando? Qué? Quien? Cómo? No realizar preguntas sugestivas ni alternativas
• El auditor debe solicitar evidencia: “por favor muéstreme” “donde lo puedo ver”

2) Observación

• de las actitudes del personal entrevistado y el estado general del sitio

3) Análisis

• de la documentación, tanto en el sitio como en la etapa de preparación de una auditoría. Examinar registros: datos e indicadores de seguimiento, informes, mediciones, acciones, actas. Información en sitios web e informes externos

Evaluación de la información

Cada evidencia es comparada con los criterios de la auditoría. El resultado de esta comparación se denomina hallazgo. Tipos de Hallazgo:

No conformidades: Incumplimientos sistemáticos respecto de requisitos normativos o incumplimientos puntuales relevantes para el sistema de gestión auditado. No Conformidades más comunes:

• Existencia de Documentos Obsoletos
• Procedimientos que no se cumplen o desactualizados
• Controles operacionales que no se cumplen o que no se han implementado.
• Registros incompletos
• Falta eficacia en la gestión de encuestas de satisfacción del usuario, falta de evaluación de proveedores.

Observaciones: Desvíos puntuales o parciales en el cumplimiento de requisitos normativos.

Oportunidades de Mejora: Aspectos del sistema de gestión implementado que el auditor considera oportuno mejorar.
Fortalezas: Situaciones y atributos del sistema de gestión destacables por su buen funcionamiento

Redacción del Informe de Auditoría y reunión de cierre

El informe se Auditoría es presentado en la reunión de cierre. Es necesario asegurar que sea comprendido por todas las partes de la organización auditada para asegurar su tratamiento correcto luego de finalizada la auditoría y por futuros auditores.

En el informe deben constar:

• Nombre del cliente y de la organización auditada
• Fecha del informe y de la auditoría
• Todos los sitios auditados
• Los criterios de la auditoría, los hallazgos y las conclusiones

Se debe hacer un análisis de los hallazgos, evaluación de la necesidad de tomar acciones, seguimiento, Evaluación de la eficacia de las acciones tomadas.

EL CAMINO QUE DEBE SEGUIR EL AUDITOR