En la nota anterior explicamos cómo se lleva adelante la programación de una auditoría y las cuestiones a tener en consideración. En esta nota nos enfocamos en cómo se lleva adelante su implementación.

Establecido el programa de auditoría debe comunicarse a los auditados el día y horario en que se llevará adelante la auditoría y el auditor designado.

Es responsabilidad del auditor:

• Establecer y mantener contacto con el auditado
• Preparar el plan de auditoría
• Preparar los documentos de trabajo

Por qué es esencial el contacto con el auditado?

Para asegurarse de que existe un entendimiento común del propósito y las disposiciones para la auditoría, incluyendo su alcance y los criterios de la auditoría; dando al auditado la oportunidad de hacer preguntas sobre el proceso.

Para construir la relación, presentarse y establecer el escenario para la auditoría;

Para establecer la viabilidad de la auditoría, asegurarse de que no existen obstáculos prácticos (por ejemplo: paros de fábrica), determinar cualquier requisito de acceso al sitio (por ejemplo, documentos de identidad, seguros, elementos de protección personal, etc.).

En el caso de auditorías remotas coordinar la metodología de conexión , plataformas etc. y efectuar pruebas de conectividad previas.

Revisión de la documentación

Una buena práctica antes de realizar la auditoría es que los auditores revisen la documentación (política de calidad de la organización, procedimientos del proceso o actividad a auditar, información ycomun icación en el sitio web de la organización, etc.

Documentos de trabajo:

Uno de los documentos de trabajo que debe elaborar el auditor previo a la auditoría es la lista de verificación. Es un listado de temas o preguntas que los auditores deberían hacer a los auditados como resultado del análisis de la documentación de la organización

• Define la secuencia de los temas a ser auditados
• Permite mantenerse en el rumbo previsto
• Permite un control de los tiempos por parte del auditor
• Constituye un registro histórico para los auditores de la próxima auditoría

Desarrollo de las entrevistas:

El auditor debe crear un clima apropiado para la comunicación, explicando la razón de la entrevista.

El diálogo debe generarse en forma participativa, no autoritaria ni jerárquica.

Técnicas:

1. 1. Contacto visual y atención a los gestos
   2. Incluir a todos los participantes
   3. Una cuestión por vez
   4. Escuchar, dejar hablar, demostrando interés en las personas y en lo que dicen
   5. En caso de confusión o duda, reformular la pregunta

Preguntas:

1. 1. Las preguntas deben ser abiertas Por qué?, Dónde? Cuándo? Qué? Quién? Cómo?
   2. No sugestivas ni alternativas. Pedir evidencia de los dichos “muéstreme” “deme un ejemplo”

Durante el transcurso de la auditoría es esencial su seguimiento para:

1. 1. ir verificando el cumplimiento del programa
   2. revisar el desempeño de los auditores
   3. ir relevando la retroalimentación de los auditores y auditados

RECOMENDACIONES PARA EL AUDITOR

• Deben hablar con personas de todos los niveles de la organización, un sistema de gestión de la calidad está en manos de todo el personal, no solamente de la alta dirección; el auditor tiene que evaluar el conocimiento de la política de la calidad, la adecuación de los objetivos y procedimientos en todos los niveles.
• Se debe auditar donde se desarrollan las actividades para identificar evidencias objetivas
• Deben hacer sentir cómodo al auditado, muchos auditados no les gusta ser auditados, tienen temores por las consecuencias de lo que dicen y de lo que no dicen, los auditores deben estar alertas y deben transmitir a los auditados que la información recibida no se utilizará en su contra
• Deben informar por qué toman notas, las notas están para ayudar al auditor a hacer un mejor análisis de lo que vio, de tal manera de no tener que confiar en la memoria
• Deben hacer una pequeña devolución luego de cada entrevista
• Deben agradecer por el tiempo y las atenciones recibidas